Meistens wird erhofft, von den Erfahrungen anderer profitieren zu können, ohne allzu viel von den eigenen Erfahrungen preisgeben zu müssen, insbesondere nicht von solchen, die einen Vorsprung gegenüber den anderen versprechen. Der Erfahrungsaustausch kann z.B. organisiert sein:
Die Teilnahme an Erfahrungsaustausch ist in der Regel begrenzt auf die Zeit, in welcher noch angenommen wird, dass die auszutauschenden Erfahrungen noch Vorteile versprechen. Läuft sich die Runde fest oder bleiben die Themen immer die gleichen, zerfallen üblicherweise die Strukturen und damit die Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch. Es sei denn, es werden neue gebildet.
Die Mediendidaktik für den Wissensprozess in der VPMA lässt die Beteiligten am Erfahrungsaustausch ihre Probleme, Anliegen und Lösungen besser darstellen und in das Gesamtgefüge der diskutierten Erfahrungen einordnen.
Manchmal wird Erfahrungsaustausch gesucht, wo eine solide Qualifizierung notwendig wäre. Erfahrungsaustausch kann Qualifikationen und Kompetenzen ergänzen und festigen, in der Regel aber nicht vermitteln.
Der Kreis der Personen, mit denen Erfahrungen ausgetauscht werden, ist strikt auf einen Personenkreis zu begrenzen, die dem gleichen Geheimhaltungsgrad von Betriebsgeheimnissen unterliegen. Unter dem Deckmantel von "Erfahrungsaustausch" werden mehr Betriebs- und sonstige Geheimnisse ausgeplaudert, als die meisten für denkbar halten.
Geeignete Gelegenheiten zum allgemeinen Erfahrungsaustausch lassen sich am ehesten durch die Suchhilfen in Verbindung mit den Vorlagen finden.